Політика конфіденційності

Політика конфіденційності — Vicatoo

Версія: 1.0

Останнє оновлення: 29 березня 2026

Key changes in v2.0:

• Added §17 — GCC Personal Data Protection Law (Saudi PDPL + UAE Federal Decree-Law 45/2021)
• Added §13.1 — Data Protection Officer (DPO) and dedicated contact channels
• Added detailed Retention Periods table (§7)
• Added §9.1 — Children Protection (COPPA / GDPR-K)
• Added §16.1 — Right to Human Review of automated decisions (GDPR Article 22)
• Clarified Microsoft Clarity input masking in Cookie Policy
• Unified communication channels: privacy@ for privacy, legal@ for legal, support@ for support

Ця Політика конфіденційності пояснює, як Vicatoo, Inc. (що діє під назвою «Vicatoo») («Компанія», «ми», «нас» або «наш») збирає, використовує, поширює та захищає вашу інформацію при використанні www.vicatoo.com («Сайт») та наших послуг.

Використовуючи Сайт, створюючи обліковий запис, заповнюючи контактну форму або спілкуючись з нами через WhatsApp/Електронну пошту, ви погоджуєтесь з практиками, описаними в цій політиці. Будь ласка, також ознайомтеся з нашими Умовами використання та Політикою бронювання та скасування.

Офіційні канали: [email protected] для загальних запитань, [email protected] для запитів щодо конфіденційності та захисту даних, і [email protected] для юридичних питань, а також номер WhatsApp, зазначений у розділі «Зв'яжіться з нами». Будь-яке спілкування з інших каналів не вважається офіційним.

1. Інформація, яку ми збираємо

Ми збираємо інформацію, яку ви надаєте нам безпосередньо, та інформацію, зібрану автоматично.

1.1 Інформація, яку ви надаєте

Ми можемо збирати:

• Дані облікового запису: Ім'я (якщо застосовно), електронна пошта, телефон/номер WhatsApp, ім'я користувача та пароль (зашифрований).
• Контактна форма: Ім'я, електронна пошта, номер телефону, тема повідомлення та зміст.
• Дані запиту на бронювання: Напрямок, дати перебування, кількість гостей, побажання (напр. тип виду, тихий номер, наявність кухні...) та будь-які деталі, надіслані через WhatsApp/Електронну пошту.
• Комунікації з підтримкою: Зміст чатів та кореспонденції з нашою командою.

Примітка: Будь ласка, не поширюйте конфіденційні дані (такі як дані платіжної картки або інформацію про здоров'я). Якщо ми отримаємо такі дані помилково, ми докладемо зусиль для їх видалення, де це можливо та доцільно.

1.2 Автоматично зібрана інформація (Файли cookie та аналітика)

При використанні Сайту ми можемо збирати:

• IP-адресу, тип браузера та пристрою, операційну систему, відвідані сторінки, тривалість відвідування та джерело переходу.
• Дані через файли cookie та подібні технології.

Ми використовуємо Google Analytics для розуміння використання сайту та покращення продуктивності. Google може використовувати файли cookie та подібні ідентифікатори для збору даних про використання в агрегованій формі.

Ми використовуємо Google Tag Manager (GTM) для керування інструментами аналітики та маркетингу. GTM сам по собі не збирає персональні дані.

Ми використовуємо Meta (Facebook) Pixel для вимірювання ефективності наших рекламних кампаній. Активується лише за вашою згодою.

Ми використовуємо TikTok Pixel для вимірювання та оптимізації рекламних кампаній у TikTok. Активується лише за вашою згодою.

Ми використовуємо Microsoft Clarity для розуміння взаємодії користувачів через записи сесій та теплові карти. Активується лише за вашою згодою.

Ми використовуємо Sentry для моніторингу технічних помилок на сайті та їх швидкого виправлення. Коли виникає помилка, технічні дані автоматично надсилаються до Sentry, включаючи: IP-адресу, тип браузера, URL-адресу, де сталася помилка, та інформацію про сеанс (якщо застосовно). Ці дані використовуються виключно для технічного налагодження та покращення вашого досвіду. Політика конфіденційності Sentry: https://sentry.io/privacy/

Важливо: Meta Pixel, TikTok Pixel та Microsoft Clarity завантажуються лише після вашої згоди на необов'язкові файли cookie.

2. Як ми використовуємо вашу інформацію

Ми використовуємо інформацію для:

• Управління обліковим записом та надання послуг: Створення облікових записів, вхід та управління налаштуваннями.
• Координації бронювань: Спілкування з вами, розуміння вашого запиту, координація з готелем та надсилання Повідомлення про підтвердження.
• Обслуговування клієнтів: Відповіді на запити та вирішення проблем.
• Покращення продукту та сайту: Аналіз продуктивності, покращення досвіду користувачів та розробка функцій.
• Безпека та запобігання шахрайству: Захист облікових записів та Сайту та перевірка підозрілих дій.
• Маркетинг та реклама (за вашою згодою або де це дозволено законом): Розсилка інформаційних бюлетенів/пропозицій та управління списками контактів і рекламними кампаніями.

3. Маркетинг (Інформаційні бюлетені та пропозиції)

Ми можемо надсилати вам маркетингові повідомлення (бюлетені/пропозиції/оновлення) електронною поштою та/або через WhatsApp (залежно від ваших уподобань або згоди). Ви можете відмовитися в будь-який час:

• Натиснувши посилання «Відписатися», якщо воно доступне в повідомленні, або
• Надіславши електронний лист на [email protected] з проханням видалити зі списків.

Навіть після відписки ми можемо надсилати необхідні «операційні» повідомлення (напр. пов'язані з вашим обліковим записом або замовленим бронюванням).

4. Де ми зберігаємо ваші дані (WhatsApp + Google Sheets)

Деякі розмови у WhatsApp можуть залишатися в межах самої платформи WhatsApp.

Ми також можемо записувати контактні дані та запити клієнтів (такі як Ім'я/Телефон/Електронна пошта та резюме запиту) у внутрішніх інструментах, таких як Google Sheets або CRM-системи, для організації роботи, відстеження та маркетингу.

Ми впроваджуємо внутрішній контроль доступу, щоб дані були доступні лише уповноваженим членам команди. Ми обмежуємо дозволи доступу на основі потреб і можемо періодично переглядати/оновлювати дозволи.

5. Поширення інформації

Ми не продаємо вашу особисту інформацію. Ми можемо поширювати її лише в наступних випадках:

5.1 З готелями

Ми поширюємо необхідну інформацію для підтвердження бронювання (Ім'я, дати перебування, кількість гостей, побажання) готелю або його представнику.

5.2 З постачальниками послуг (обробниками)

Ми можемо поширювати обмежені дані з постачальниками, які допомагають нам керувати Сайтом та послугою, такими як:

• Hotel suppliers and booking partners — to fulfill reservations,
• Payment service providers — to process transactions securely,
• Хостинг, інфраструктура та постачальники електронної пошти,
• Інструменти аналітики та відстеження (Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel, Microsoft Clarity),
• Інструменти розсилки бюлетенів (якщо використовуються),

Ці постачальники обробляють дані від нашого імені, за нашими інструкціями та лише в обсязі, необхідному для надання послуги.

5.3 Правові підстави

Ми можемо розкрити дані, якщо це необхідно для дотримання закону, захисту прав Компанії/Користувача, запобігання шахрайству або забезпечення безпеки системи.

5.4 Бізнес-операції

У разі злиття, поглинання або продажу активів дані можуть бути передані як частина процесу відповідно до закону, з належним повідомленням, де це вимагається.

6. Управління файлами cookie та відстеженням

Ви можете керувати файлами cookie через налаштування вашого браузера. Вимкнення файлів cookie може вплинути на деякі функції Сайту (напр. вхід).

Ми можемо відображати повідомлення або банер для управління налаштуваннями файлів cookie відповідно до країни або нормативних вимог, дозволяючи вам приймати/відхиляти певні типи файлів cookie.

7. Зберігання даних

Ми зберігаємо дані лише протягом періоду, необхідного для досягнення зазначених цілей. Таблиця нижче показує конкретні терміни зберігання:

Категорія даних	Період зберігання
Активний обліковий запис	Поки ви користуєтесь сервісом
Після видалення облікового запису	До 30 днів
Бронювання та рахунки	7 років (бухгалтерські/податкові вимоги)
Журнали безпеки	12 місяців
Cookies	До 13 місяців (ePrivacy)
Маркетинг після відписки	6 місяців
Підтримка та спори	3 роки з останньої взаємодії

Після закінчення періоду ми видаляємо, мінімізуємо або анонімізуємо дані. Для негайного видалення: [email protected].

8. Безпека інформації

Ми використовуємо розумні заходи безпеки (напр. контроль доступу, захисні технології, шифрування паролів). Однак жоден метод передачі або зберігання не є 100% безпечним.

9. Ваші права та вибори

Залежно від чинного законодавства ви можете мати право:

• Запитувати доступ до ваших даних, їх виправлення або видалення,
• Відкликати згоду на маркетинг,
• Запитувати обмеження певної обробки.

Перед виконанням запитів ми можемо попросити додаткову інформацію для підтвердження особистості для захисту вашого облікового запису та запобігання несанкціонованому доступу.

Щоб подати запит, пов'язаний з даними, зв'яжіться з [email protected]. Ми відповімо на всі підтверджені запити протягом 30 днів.

9.1 Діти (COPPA / GDPR-K)

Наші послуги не призначені для осіб молодше 13 років. Ми свідомо не збираємо їхні дані. Якщо ви вважаєте, що дитина надала нам особисті дані, повідомте нас на [email protected], ми їх видалимо.

10. Посилання на сторонні ресурси

Сайт може містити посилання на інші вебсайти. Ми не несемо відповідальності за практики конфіденційності цих сайтів.

11. Міжнародна передача даних

Дані можуть оброблятися в інших країнах (напр. США) залежно від розташування хостингу або постачальників послуг (напр. Google). Використовуючи Сайт, ви розумієте, що обробка даних може відбуватися через кордони відповідно до цієї політики.

12. Зміни до цієї Політики конфіденційності

Ми можемо час від часу оновлювати цю політику. Ми оновимо дату «Останнє оновлення» вгорі. Продовження використання Сайту після оновлень означає прийняття оновленої політики.

13. Зв'яжіться з нами

13.1 Data Protection Officer (DPO)

In accordance with GDPR Article 37, Saudi PDPL Implementing Regulation Article 32, and UAE Federal Decree-Law 45/2021 Article 11, we have appointed a Data Protection Officer (DPO) as the official contact point for all privacy and data protection inquiries.

DPO dedicated email: [email protected]

Postal address: Vicatoo, Inc., Attn: Data Protection Officer, 1111B S Governors Ave, STE 55694, Dover, DE 19904, USA

Response time: The DPO will respond to all verified inquiries within 30 calendar days maximum (per GDPR Art. 12(3) and PDPL Art. 8).

For data-related rights (access, rectification, erasure, portability), you may also use our online Data Subject Request form.

Security breach reporting: If you notice any leak or unauthorized access to your data, please notify the DPO immediately at [email protected]. We will notify the relevant regulators (SDAIA / UAE Data Office / EU DPA) within 72 hours as required by law.

14. Права на конфіденційність у Каліфорнії (CCPA)

Якщо ви є резидентом Каліфорнії, ви маєте наступні права відповідно до Закону про конфіденційність споживачів Каліфорнії (CCPA):

• Право знати, які персональні дані ми збираємо про вас
• Право на видалення ваших персональних даних
• Право відмовитися від продажу ваших персональних даних
• Право на недискримінацію при здійсненні ваших прав

Ми не продаємо вашу особисту інформацію третім особам. Ми передаємо дані лише постачальникам послуг, необхідних для роботи нашої платформи (обробка платежів, інфраструктура бронювання готелів, аналітика).

Щоб скористатися будь-яким зі своїх прав, зверніться до нас за адресою: [email protected]

Ми відповімо на всі перевірені запити протягом 45 днів відповідно до закону Каліфорнії.

15. Legal Bases for Processing (GDPR)

If you are located in the European Economic Area (EEA), we process your personal data based on the following legal grounds under the General Data Protection Regulation (GDPR):

• Performance of a Contract: Processing necessary to fulfill our obligations to you, such as processing bookings, managing your account, and providing customer support.
• Consent: Where you have given us explicit consent, such as subscribing to our newsletter, accepting non-essential cookies, or enabling marketing communications. You may withdraw consent at any time.
• Legitimate Interests: Processing necessary for our legitimate business interests, such as improving our services, preventing fraud, ensuring platform security, and conducting analytics — provided these interests do not override your rights.
• Legal Obligation: Processing required to comply with applicable laws, regulations, or legal proceedings.

Your GDPR Rights

In addition to the rights listed in Section 9, EEA residents may also:

• Request data portability (receive your data in a structured, machine-readable format)
• Object to processing based on legitimate interests
• Lodge a complaint with your local Data Protection Authority (DPA)

To exercise any of these rights, contact us at [email protected].

16. Use of Artificial Intelligence & Automated Decision-Making

Vicatoo uses artificial intelligence (AI) technologies to enhance your experience:

• Smart Search: AI-powered natural language search to help you find hotels matching your preferences (e.g., "family hotel near the beach with a pool").
• Content Generation: AI may assist in generating or translating hotel descriptions and room summaries to provide you with relevant information in your preferred language.
• Personalized Suggestions: AI may analyze your search patterns and preferences to suggest hotels and destinations that may interest you.
• Third-party AI providers (sub-processors): To power these features, limited data may be processed by external AI providers: OpenAI (to understand your search queries and to assist our customer-support chat) and Anthropic (Claude) (used together with our human team for post-booking customer support). We never share your name, email, or payment details with them. They act as data processors under their own privacy and security terms and do not use API data to train public AI models.

No Automated Decisions with Legal Effect: We do not use AI or automated processing to make decisions that produce legal effects or similarly significant effects on you (such as credit decisions or pricing discrimination). All booking confirmations and payment decisions involve human oversight or direct user action.

Право на людський перегляд (Ст. 22 GDPR): Якщо автоматизоване рішення суттєво вас стосується, ви маєте право вимагати людського перегляду. Надішліть запит на [email protected], ми відповімо протягом 30 днів.

AI features process your search queries and interaction data. This data is handled in accordance with the data protection principles described throughout this policy.

17. Захист персональних даних у країнах GCC (PDPL)

Якщо ви проживаєте в Королівстві Саудівська Аравія, Об'єднаних Арабських Еміратах або інших країнах GCC, застосовуються наступні права:

• Саудівська Аравія: Закон про захист персональних даних (PDPL) — Королівський указ № M/19 від 2021 р. з поправками 2023 р.
• ОАЕ: Федеральний декрет-закон № (45) від 2021 р. про захист персональних даних.

Ваші права включають:

• Право на інформацію.
• Право доступу.
• Право на виправлення.
• Право на видалення.
• Право на заперечення.
• Право на відкликання згоди.
• Право на переносимість.

Скарга регуляторам: Саудівська Аравія: SDAIA — sdaia.gov.sa. ОАЕ: UAE Data Office — uaedo.gov.ae.

Для здійснення цих прав: [email protected].

17.2 UAE Federal Decree-Law on Personal Data Protection (45/2021)

If you are a resident or citizen of the United Arab Emirates, the processing of your data is also governed by UAE Federal Decree-Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data, supervised by the UAE Data Office.

We commit to:

• Obtaining your explicit consent (Article 6): before any processing of your personal data unless another legal basis applies.
• Guaranteeing your rights (Articles 13-19): right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, and objection.
• Security breach reporting (Article 9): We will notify the UAE Data Office and affected users within 72 hours of discovering any breach.
• Cross-border data transfer (Articles 22-23): We apply strict contractual and technical safeguards when transferring your data to overseas processors (such as Stripe in the US, ETG (RateHawk) in Turkey, HostGator/cPanel for server hosting).
• Parental consent for minors: UAE law sets the age of consent at 21 years — we do not accept registrations from minors without verified parental consent.

Filing a complaint: For any complaint regarding the processing of your data, you may contact the UAE Data Office or write to our DPO at [email protected].

Penalties under UAE law may reach AED 5 million (~USD 1.36M) per violation, plus service suspension. We take our obligations toward UAE users with utmost seriousness.