Informativa sulla Privacy

Informativa sulla Privacy — Vicatoo

Versione: 1.0

Ultimo aggiornamento: 29 marzo 2026

Key changes in v2.0:

• Added §17 — GCC Personal Data Protection Law (Saudi PDPL + UAE Federal Decree-Law 45/2021)
• Added §13.1 — Data Protection Officer (DPO) and dedicated contact channels
• Added detailed Retention Periods table (§7)
• Added §9.1 — Children Protection (COPPA / GDPR-K)
• Added §16.1 — Right to Human Review of automated decisions (GDPR Article 22)
• Clarified Microsoft Clarity input masking in Cookie Policy
• Unified communication channels: privacy@ for privacy, legal@ for legal, support@ for support

Questa Informativa sulla Privacy spiega come Vicatoo, Inc. (operante come "Vicatoo") ("Società", "noi", "ci" o "nostro") raccoglie, utilizza, condivide e protegge le tue informazioni quando utilizzi www.vicatoo.com (il "Sito") e i nostri servizi.

Utilizzando il Sito, creando un account, compilando un modulo di contatto o comunicando con noi tramite WhatsApp/Email, accetti le pratiche descritte in questa informativa. Ti invitiamo inoltre a consultare i nostri Termini di Utilizzo e la Politica di Prenotazione e Cancellazione.

Canali Ufficiali: [email protected] per richieste generali, [email protected] per richieste di privacy e protezione dati, e [email protected] per questioni legali, oltre al numero WhatsApp menzionato nella sezione "Contattaci". Qualsiasi comunicazione da altri canali non è considerata ufficiale.

1. Informazioni che Raccogliamo

Raccogliamo informazioni che ci fornisci direttamente e informazioni raccolte automaticamente.

1.1 Informazioni che Fornisci

Possiamo raccogliere:

• Dati dell'Account: Nome (se applicabile), email, numero di telefono/WhatsApp, nome utente e password (crittografata).
• Modulo di Contatto: Nome, email, numero di telefono, oggetto del messaggio e contenuto.
• Dati della Richiesta di Prenotazione: Destinazione, date del soggiorno, numero di ospiti, preferenze (es. tipo di vista, camera tranquilla, disponibilità cucina...) e qualsiasi dettaglio che ci invii tramite WhatsApp/Email.
• Comunicazioni di Supporto: Contenuto delle chat e corrispondenza con il nostro team.

Avviso: Ti preghiamo di non condividere dati sensibili (come i dettagli della carta di pagamento o informazioni sanitarie). Se riceviamo tali dati per errore, ci impegneremo a eliminarli ove possibile e ragionevole.

1.2 Informazioni Raccolte Automaticamente (Cookie e Analisi)

Durante l'utilizzo del Sito, possiamo raccogliere:

• Indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, sistema operativo, pagine visitate, durata della visita e fonte di riferimento.
• Dati tramite Cookie e tecnologie simili.

Utilizziamo Google Analytics per comprendere l'utilizzo del sito e migliorarne le prestazioni. Google può utilizzare cookie e identificatori simili per raccogliere dati di utilizzo in forma aggregata.

Utilizziamo Google Tag Manager (GTM) per gestire e distribuire strumenti di analisi e marketing. GTM non raccoglie dati personali di per sé.

Utilizziamo Meta (Facebook) Pixel per misurare l'efficacia delle nostre campagne pubblicitarie e mostrare annunci mirati. Si attiva solo con il tuo consenso.

Utilizziamo TikTok Pixel per misurare e ottimizzare le campagne pubblicitarie su TikTok. Si attiva solo con il tuo consenso.

Utilizziamo Microsoft Clarity per capire come gli utenti interagiscono con il nostro sito tramite registrazioni di sessioni e mappe di calore. Si attiva solo con il tuo consenso.

Utilizziamo Sentry per monitorare gli errori tecnici sul sito e risolverli rapidamente. Quando si verifica un errore, i dati tecnici vengono inviati automaticamente a Sentry, inclusi: indirizzo IP, tipo di browser, URL in cui si è verificato l'errore e informazioni sulla sessione (se applicabile). Questi dati vengono utilizzati esclusivamente per il debug tecnico e per migliorare la tua esperienza. Informativa sulla privacy di Sentry: https://sentry.io/privacy/

Importante: Meta Pixel, TikTok Pixel e Microsoft Clarity vengono caricati solo dopo il tuo consenso ai cookie non essenziali.

2. Come Utilizziamo le Tue Informazioni

Utilizziamo le informazioni per:

• Gestione Account e Fornitura di Servizi: Creare account, effettuare l'accesso e gestire le impostazioni.
• Coordinamento Prenotazioni: Comunicare con te, comprendere la tua richiesta, coordinarci con l'hotel e inviare il Messaggio di Conferma.
• Assistenza Clienti: Rispondere alle richieste e risolvere i problemi.
• Miglioramento del Prodotto e del Sito: Analizzare le prestazioni, migliorare l'esperienza utente e sviluppare funzionalità.
• Sicurezza e Prevenzione Frodi: Proteggere gli account e il Sito, e verificare attività sospette.
• Marketing e Pubblicità (con il tuo consenso o ove consentito dalla legge): Inviare newsletter/offerte, e gestire liste di contatti e campagne pubblicitarie.

3. Marketing (Newsletter e Offerte)

Possiamo inviarti messaggi di marketing (newsletter/offerte/aggiornamenti) via email e/o WhatsApp (in base alle tue preferenze o consenso). Puoi annullare l'iscrizione in qualsiasi momento:

• Cliccando sul link "Annulla iscrizione" se disponibile nel messaggio, oppure
• Inviandoci un'email a [email protected] richiedendo la rimozione dalle liste.

Anche dopo l'annullamento dell'iscrizione, possiamo inviare messaggi "operativi" necessari (es. relativi al tuo account o a una prenotazione che hai richiesto).

4. Dove Conserviamo i Tuoi Dati (WhatsApp + Google Sheets)

Alcune conversazioni WhatsApp possono rimanere all'interno della piattaforma WhatsApp stessa.

Possiamo anche registrare i dati di contatto e le richieste dei clienti (come Nome/Telefono/Email e riepilogo della richiesta) in strumenti interni come Google Sheets o sistemi CRM per organizzare il lavoro, i follow-up e il marketing.

Implementiamo controlli di accesso interni in modo che i dati siano accessibili solo ai membri autorizzati del team. Limitiamo i permessi di accesso in base alla necessità e possiamo rivedere/aggiornare i permessi periodicamente.

5. Condivisione delle Informazioni

Non vendiamo le tue informazioni personali. Possiamo condividerle solo nei seguenti casi:

5.1 Con gli Hotel

Condividiamo le informazioni necessarie per confermare la prenotazione (Nome, date del soggiorno, numero di ospiti, preferenze) con l'hotel o il suo rappresentante.

5.2 Con i Fornitori di Servizi (Responsabili del Trattamento)

Possiamo condividere dati limitati con fornitori che ci aiutano a gestire il Sito e il Servizio, come:

• Hotel suppliers and booking partners — to fulfill reservations,
• Payment service providers — to process transactions securely,
• Fornitori di hosting, infrastruttura e email,
• Strumenti di analisi e tracciamento (Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel, Microsoft Clarity),
• Strumenti di invio newsletter (se utilizzati),

Questi fornitori trattano i dati per nostro conto, secondo le nostre istruzioni, e solo nella misura necessaria a fornire il servizio.

5.3 Motivi Legali

Possiamo divulgare dati se necessario per rispettare la legge, proteggere i diritti della Società/dell'Utente, prevenire frodi o per la sicurezza del sistema.

5.4 Transazioni Commerciali

In caso di fusione, acquisizione o vendita di asset, i dati possono essere trasferiti come parte del processo in conformità con la legge, con adeguata comunicazione ove richiesto.

6. Gestione dei Cookie e del Tracciamento

Puoi controllare i cookie tramite le impostazioni del tuo browser. La disattivazione dei cookie può influire su alcune funzioni del Sito (es. accesso).

Possiamo mostrare un avviso o un banner per gestire le preferenze sui cookie in base al paese o ai requisiti normativi, consentendoti di accettare/rifiutare determinati tipi di cookie.

7. Conservazione dei Dati

Conserviamo i dati solo per il periodo necessario a soddisfare gli scopi indicati. La tabella seguente delinea i periodi di conservazione specifici:

Categoria di dati	Periodo di conservazione
Dati account attivo	Per tutta la durata di utilizzo del servizio
Dati dopo eliminazione account	Fino a 30 giorni (finestra di recupero)
Prenotazioni e fatture	7 anni (obblighi contabili e fiscali)
Log di sicurezza	12 mesi
Cookie	Fino a 13 mesi (secondo direttiva ePrivacy)
Dati marketing dopo cancellazione	6 mesi (per evitare reiscrizioni accidentali)
Supporto e controversie	3 anni dall'ultima interazione

Allo scadere del periodo, eliminiamo, minimizziamo o anonimizziamo i dati ove possibile. Per richiedere eliminazione immediata, contatta [email protected].

8. Sicurezza delle Informazioni

Utilizziamo misure di sicurezza ragionevoli (es. controlli di accesso, tecnologie di protezione, crittografia delle password). Tuttavia, nessun metodo di trasmissione o archiviazione è sicuro al 100%.

9. I Tuoi Diritti e le Tue Scelte

A seconda delle leggi applicabili, potresti avere il diritto di:

• Richiedere l'accesso, la rettifica o la cancellazione dei tuoi dati,
• Revocare il consenso per il marketing,
• Richiedere la limitazione di determinati trattamenti.

Possiamo richiedere informazioni aggiuntive per verificare l'identità prima di eseguire le richieste, per proteggere il tuo account e prevenire accessi non autorizzati.

Per inviare una richiesta relativa ai dati, contatta [email protected]. Risponderemo a tutte le richieste verificate entro 30 giorni.

9.1 Bambini (COPPA / GDPR-K)

I nostri servizi non sono rivolti a chi ha meno di 13 anni (o l'età minima fissata dalla giurisdizione SEE locale, generalmente 16). Non raccogliamo consapevolmente i loro dati. Se ritieni che un minore ci abbia fornito informazioni personali, segnalalo immediatamente a [email protected] e le elimineremo prontamente.

10. Link di Terze Parti

Il Sito può contenere link ad altri siti web. Non siamo responsabili delle pratiche sulla privacy di tali siti.

11. Trasferimenti Internazionali dei Dati

I dati possono essere elaborati in altri paesi (es. USA) a seconda delle sedi di hosting o dei fornitori di servizi (es. Google). Utilizzando il Sito, comprendi che l'elaborazione dei dati può avvenire oltre i confini nazionali in conformità con questa informativa.

12. Modifiche a questa Informativa sulla Privacy

Possiamo aggiornare questa informativa di tanto in tanto. Aggiorneremo la data di "Ultimo aggiornamento" in alto. L'uso continuato del Sito dopo gli aggiornamenti costituisce accettazione dell'informativa aggiornata.

13. Contattaci

13.1 Data Protection Officer (DPO)

In accordance with GDPR Article 37, Saudi PDPL Implementing Regulation Article 32, and UAE Federal Decree-Law 45/2021 Article 11, we have appointed a Data Protection Officer (DPO) as the official contact point for all privacy and data protection inquiries.

DPO dedicated email: [email protected]

Postal address: Vicatoo, Inc., Attn: Data Protection Officer, 1111B S Governors Ave, STE 55694, Dover, DE 19904, USA

Response time: The DPO will respond to all verified inquiries within 30 calendar days maximum (per GDPR Art. 12(3) and PDPL Art. 8).

For data-related rights (access, rectification, erasure, portability), you may also use our online Data Subject Request form.

Security breach reporting: If you notice any leak or unauthorized access to your data, please notify the DPO immediately at [email protected]. We will notify the relevant regulators (SDAIA / UAE Data Office / EU DPA) within 72 hours as required by law.

14. Diritti sulla privacy della California (CCPA)

Se sei residente in California, hai i seguenti diritti ai sensi del California Consumer Privacy Act (CCPA):

• Il diritto di sapere quali dati personali raccogliamo su di te
• Il diritto di cancellare i tuoi dati personali
• Il diritto di rifiutare la vendita dei tuoi dati personali
• Il diritto alla non discriminazione per l'esercizio dei tuoi diritti

Non vendiamo le tue informazioni personali a terzi. Condividiamo i dati solo con i fornitori di servizi necessari per gestire la nostra piattaforma (elaborazione pagamenti, infrastruttura di prenotazione alberghiera, analisi).

Per esercitare uno qualsiasi dei tuoi diritti, contattaci a: [email protected]

Risponderemo a tutte le richieste verificate entro 45 giorni come richiesto dalla legge della California.

15. Legal Bases for Processing (GDPR)

If you are located in the European Economic Area (EEA), we process your personal data based on the following legal grounds under the General Data Protection Regulation (GDPR):

• Performance of a Contract: Processing necessary to fulfill our obligations to you, such as processing bookings, managing your account, and providing customer support.
• Consent: Where you have given us explicit consent, such as subscribing to our newsletter, accepting non-essential cookies, or enabling marketing communications. You may withdraw consent at any time.
• Legitimate Interests: Processing necessary for our legitimate business interests, such as improving our services, preventing fraud, ensuring platform security, and conducting analytics — provided these interests do not override your rights.
• Legal Obligation: Processing required to comply with applicable laws, regulations, or legal proceedings.

Your GDPR Rights

In addition to the rights listed in Section 9, EEA residents may also:

• Request data portability (receive your data in a structured, machine-readable format)
• Object to processing based on legitimate interests
• Lodge a complaint with your local Data Protection Authority (DPA)

To exercise any of these rights, contact us at [email protected].

16. Use of Artificial Intelligence & Automated Decision-Making

Vicatoo uses artificial intelligence (AI) technologies to enhance your experience:

• Smart Search: AI-powered natural language search to help you find hotels matching your preferences (e.g., "family hotel near the beach with a pool").
• Content Generation: AI may assist in generating or translating hotel descriptions and room summaries to provide you with relevant information in your preferred language.
• Personalized Suggestions: AI may analyze your search patterns and preferences to suggest hotels and destinations that may interest you.
• Third-party AI providers (sub-processors): To power these features, limited data may be processed by external AI providers: OpenAI (to understand your search queries and to assist our customer-support chat) and Anthropic (Claude) (used together with our human team for post-booking customer support). We never share your name, email, or payment details with them. They act as data processors under their own privacy and security terms and do not use API data to train public AI models.

No Automated Decisions with Legal Effect: We do not use AI or automated processing to make decisions that produce legal effects or similarly significant effects on you (such as credit decisions or pricing discrimination). All booking confirmations and payment decisions involve human oversight or direct user action.

Diritto a revisione umana (Articolo 22 GDPR): Se sei significativamente interessato/a da una decisione automatizzata, hai il diritto di richiedere revisione umana, esprimere il tuo punto di vista e contestare la decisione. Invia la tua richiesta a [email protected], risponderemo entro 30 giorni.

AI features process your search queries and interaction data. This data is handled in accordance with the data protection principles described throughout this policy.

17. Protezione dei Dati Personali nei paesi del CCG (PDPL)

Se sei residente nel Regno dell'Arabia Saudita, negli Emirati Arabi Uniti o in qualsiasi paese del CCG, i seguenti diritti ti sono applicabili in base a:

• Arabia Saudita: Legge sulla Protezione dei Dati Personali (PDPL) — Decreto Reale n. M/19 del 2021 con emendamenti del 2023.
• Emirati Arabi Uniti: Decreto-Legge Federale n. (45) del 2021 sulla protezione dei dati personali.

I tuoi diritti includono:

• Diritto all'informazione: Conoscere la base legale per la raccolta dei tuoi dati e il loro scopo.
• Diritto di accesso: Visualizzare i tuoi dati personali archiviati.
• Diritto di rettifica: Richiedere la correzione di dati inesatti.
• Diritto alla cancellazione: Richiedere l'eliminazione dei tuoi dati (soggetto a obblighi legali).
• Diritto di opposizione: Opporti al trattamento contrario alle tue aspettative legittime.
• Diritto di revocare il consenso: Revocare il tuo consenso al trattamento in qualsiasi momento.
• Diritto alla portabilità: Richiedere il trasferimento dei tuoi dati in formato strutturato a un altro fornitore.

Per presentare reclamo alle autorità di regolamentazione: Arabia Saudita: Saudi Data & AI Authority (SDAIA) — sdaia.gov.sa. EAU: UAE Data Office — uaedo.gov.ae.

Per esercitare questi diritti, contattaci a [email protected]. Risponderemo entro 30 giorni.

17.2 UAE Federal Decree-Law on Personal Data Protection (45/2021)

If you are a resident or citizen of the United Arab Emirates, the processing of your data is also governed by UAE Federal Decree-Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data, supervised by the UAE Data Office.

We commit to:

• Obtaining your explicit consent (Article 6): before any processing of your personal data unless another legal basis applies.
• Guaranteeing your rights (Articles 13-19): right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, and objection.
• Security breach reporting (Article 9): We will notify the UAE Data Office and affected users within 72 hours of discovering any breach.
• Cross-border data transfer (Articles 22-23): We apply strict contractual and technical safeguards when transferring your data to overseas processors (such as Stripe in the US, ETG (RateHawk) in Turkey, HostGator/cPanel for server hosting).
• Parental consent for minors: UAE law sets the age of consent at 21 years — we do not accept registrations from minors without verified parental consent.

Filing a complaint: For any complaint regarding the processing of your data, you may contact the UAE Data Office or write to our DPO at [email protected].

Penalties under UAE law may reach AED 5 million (~USD 1.36M) per violation, plus service suspension. We take our obligations toward UAE users with utmost seriousness.