Πολιτική Απορρήτου

Πολιτική Απορρήτου — Vicatoo

Έκδοση: 1.0

Τελευταία ενημέρωση: 29 Μαρτίου 2026

Key changes in v2.0:

• Added §17 — GCC Personal Data Protection Law (Saudi PDPL + UAE Federal Decree-Law 45/2021)
• Added §13.1 — Data Protection Officer (DPO) and dedicated contact channels
• Added detailed Retention Periods table (§7)
• Added §9.1 — Children Protection (COPPA / GDPR-K)
• Added §16.1 — Right to Human Review of automated decisions (GDPR Article 22)
• Clarified Microsoft Clarity input masking in Cookie Policy
• Unified communication channels: privacy@ for privacy, legal@ for legal, support@ for support

Αυτή η Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς η Vicatoo, Inc. (με εμπορική επωνυμία "Vicatoo") ("Εταιρεία", "εμείς", "μας") συλλέγει, χρησιμοποιεί, μοιράζεται και προστατεύει τις πληροφορίες σας κατά τη χρήση του www.vicatoo.com (ο "Ιστότοπος") και των υπηρεσιών μας.

Χρησιμοποιώντας τον Ιστότοπο, δημιουργώντας λογαριασμό, συμπληρώνοντας φόρμα επικοινωνίας ή επικοινωνώντας μαζί μας μέσω WhatsApp/Email, συμφωνείτε με τις πρακτικές που περιγράφονται σε αυτήν την πολιτική. Παρακαλούμε ανατρέξτε επίσης στους Όρους Χρήσης και την Πολιτική Κρατήσεων & Ακυρώσεων.

Επίσημα Κανάλια: [email protected] για γενικά ερωτήματα, [email protected] για αιτήματα ιδιωτικότητας και προστασίας δεδομένων, και [email protected] για νομικά ζητήματα, καθώς και ο αριθμός WhatsApp που αναφέρεται στην ενότητα "Επικοινωνήστε μαζί μας". Οποιαδήποτε επικοινωνία από άλλα κανάλια δεν θεωρείται επίσημη.

1. Πληροφορίες που Συλλέγουμε

Συλλέγουμε πληροφορίες που μας παρέχετε απευθείας και πληροφορίες που συλλέγονται αυτόματα.

1.1 Πληροφορίες που Παρέχετε

Ενδέχεται να συλλέξουμε:

• Δεδομένα Λογαριασμού: Όνομα (εάν ισχύει), email, τηλέφωνο/αριθμός WhatsApp, όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης (κρυπτογραφημένος).
• Φόρμα Επικοινωνίας: Όνομα, email, αριθμός τηλεφώνου, θέμα μηνύματος και περιεχόμενο.
• Δεδομένα Αιτήματος Κράτησης: Προορισμός, ημερομηνίες διαμονής, αριθμός επισκεπτών, προτιμήσεις (π.χ. τύπος θέας, ήσυχο δωμάτιο, διαθεσιμότητα κουζίνας...) και οποιεσδήποτε λεπτομέρειες μας στείλετε μέσω WhatsApp/Email.
• Επικοινωνίες Υποστήριξης: Περιεχόμενο συνομιλιών και αλληλογραφίας με την ομάδα μας.

Σημείωση: Παρακαλούμε μην μοιράζεστε ευαίσθητα δεδομένα (όπως στοιχεία πιστωτικής κάρτας ή πληροφορίες υγείας). Εάν λάβουμε τέτοια δεδομένα κατά λάθος, θα προσπαθήσουμε να τα διαγράψουμε όπου είναι δυνατό και εύλογο.

1.2 Πληροφορίες που Συλλέγονται Αυτόματα (Cookies & Ανάλυση)

Κατά τη χρήση του Ιστότοπου, ενδέχεται να συλλέξουμε:

• Διεύθυνση IP, τύπο περιηγητή και συσκευής, λειτουργικό σύστημα, σελίδες που επισκεφθήκατε, διάρκεια επίσκεψης και πηγή παραπομπής.
• Δεδομένα μέσω Cookies και παρόμοιων τεχνολογιών.

Χρησιμοποιούμε το Google Analytics για να κατανοήσουμε τη χρήση του ιστότοπου και να βελτιώσουμε την απόδοση. Η Google μπορεί να χρησιμοποιεί cookies και παρόμοια αναγνωριστικά για τη συλλογή δεδομένων χρήσης σε συγκεντρωτική μορφή.

Χρησιμοποιούμε το Google Tag Manager (GTM) για τη διαχείριση εργαλείων ανάλυσης και μάρκετινγκ. Το GTM δεν συλλέγει προσωπικά δεδομένα από μόνο του.

Χρησιμοποιούμε το Meta (Facebook) Pixel για τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας των διαφημιστικών μας καμπανιών. Ενεργοποιείται μόνο με τη συγκατάθεσή σας.

Χρησιμοποιούμε το TikTok Pixel για τη μέτρηση και βελτιστοποίηση διαφημιστικών καμπανιών στο TikTok. Ενεργοποιείται μόνο με τη συγκατάθεσή σας.

Χρησιμοποιούμε το Microsoft Clarity για την κατανόηση της αλληλεπίδρασης χρηστών μέσω καταγραφών συνεδριών και χαρτών θερμότητας. Ενεργοποιείται μόνο με τη συγκατάθεσή σας.

Χρησιμοποιούμε το Sentry για την παρακολούθηση τεχνικών σφαλμάτων στον ιστότοπο και τη γρήγορη επίλυσή τους. Όταν παρουσιαστεί ένα σφάλμα, αποστέλλονται αυτόματα τεχνικά δεδομένα στο Sentry, συμπεριλαμβανομένων: της διεύθυνσης IP, του τύπου του προγράμματος περιήγησης, του URL όπου παρουσιάστηκε το σφάλμα και πληροφοριών συνεδρίας (εάν υπάρχουν). Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τεχνικό εντοπισμό σφαλμάτων και βελτίωση της εμπειρίας σας. Πολιτική απορρήτου Sentry: https://sentry.io/privacy/

Σημαντικό: Τα Meta Pixel, TikTok Pixel και Microsoft Clarity φορτώνονται μόνο μετά τη συγκατάθεσή σας για μη απαραίτητα cookies.

2. Πώς Χρησιμοποιούμε τις Πληροφορίες σας

Χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες για:

• Διαχείριση Λογαριασμού & Παροχή Υπηρεσιών: Δημιουργία λογαριασμών, σύνδεση και διαχείριση ρυθμίσεων.
• Συντονισμός Κρατήσεων: Επικοινωνία μαζί σας, κατανόηση του αιτήματός σας, συντονισμός με το ξενοδοχείο και αποστολή του Μηνύματος Επιβεβαίωσης.
• Εξυπηρέτηση Πελατών: Απάντηση σε ερωτήματα και επίλυση ζητημάτων.
• Βελτίωση Προϊόντος & Ιστότοπου: Ανάλυση απόδοσης, βελτίωση εμπειρίας χρήστη και ανάπτυξη λειτουργιών.
• Ασφάλεια & Πρόληψη Απάτης: Προστασία λογαριασμών και του Ιστότοπου, και επαλήθευση ύποπτων δραστηριοτήτων.
• Μάρκετινγκ & Διαφήμιση (με τη συγκατάθεσή σας ή όπου επιτρέπεται από τον νόμο): Αποστολή ενημερωτικών δελτίων/προσφορών και διαχείριση λιστών επαφών και διαφημιστικών καμπανιών.

3. Μάρκετινγκ (Ενημερωτικά Δελτία & Προσφορές)

Ενδέχεται να σας στείλουμε μηνύματα μάρκετινγκ (ενημερωτικά δελτία/προσφορές/ενημερώσεις) μέσω email ή/και WhatsApp (ανάλογα με τις προτιμήσεις ή τη συγκατάθεσή σας). Μπορείτε να εξαιρεθείτε ανά πάσα στιγμή:

• Κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο "Κατάργηση εγγραφής" εάν υπάρχει στο μήνυμα, ή
• Στέλνοντάς μας email στο [email protected] ζητώντας αφαίρεση από τις λίστες.

Ακόμη και μετά την κατάργηση εγγραφής, ενδέχεται να στείλουμε απαραίτητα "λειτουργικά" μηνύματα (π.χ. σχετικά με τον λογαριασμό σας ή μια κράτηση που ζητήσατε).

4. Πού Αποθηκεύουμε τα Δεδομένα σας (WhatsApp + Google Sheets)

Ορισμένες συνομιλίες WhatsApp ενδέχεται να παραμείνουν εντός της πλατφόρμας WhatsApp.

Ενδέχεται επίσης να καταγράφουμε δεδομένα επικοινωνίας και αιτήματα πελατών (όπως Όνομα/Τηλέφωνο/Email και σύνοψη αιτήματος) σε εσωτερικά εργαλεία όπως Google Sheets ή συστήματα CRM για οργάνωση εργασιών, παρακολούθηση και μάρκετινγκ.

Εφαρμόζουμε εσωτερικούς ελέγχους πρόσβασης ώστε τα δεδομένα να είναι προσβάσιμα μόνο από εξουσιοδοτημένα μέλη της ομάδας. Περιορίζουμε τα δικαιώματα πρόσβασης βάσει ανάγκης και ενδέχεται να ελέγχουμε/ενημερώνουμε τα δικαιώματα περιοδικά.

5. Κοινοποίηση Πληροφοριών

Δεν πουλάμε τα προσωπικά σας δεδομένα. Ενδέχεται να τα μοιραστούμε μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

5.1 Με Ξενοδοχεία

Μοιραζόμαστε τις απαραίτητες πληροφορίες για την επιβεβαίωση της κράτησης (Όνομα, ημερομηνίες διαμονής, αριθμός επισκεπτών, προτιμήσεις) με το ξενοδοχείο ή τον εκπρόσωπό του.

5.2 Με Παρόχους Υπηρεσιών (Εκτελούντες Επεξεργασία)

Ενδέχεται να μοιραστούμε περιορισμένα δεδομένα με παρόχους που μας βοηθούν στη λειτουργία του Ιστότοπου και της Υπηρεσίας, όπως:

• Hotel suppliers and booking partners — to fulfill reservations,
• Payment service providers — to process transactions securely,
• Πάροχοι φιλοξενίας, υποδομής και email,
• Εργαλεία ανάλυσης και παρακολούθησης (Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel, Microsoft Clarity),
• Εργαλεία αποστολής ενημερωτικών δελτίων (εάν χρησιμοποιούνται),

Αυτοί οι πάροχοι επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό μας, σύμφωνα με τις οδηγίες μας, και μόνο όπως απαιτείται για την παροχή της υπηρεσίας.

5.3 Νομικοί Λόγοι

Ενδέχεται να αποκαλύψουμε δεδομένα εάν απαιτείται για συμμόρφωση με τον νόμο, προστασία δικαιωμάτων Εταιρείας/Χρήστη, πρόληψη απάτης ή για την ασφάλεια του συστήματος.

5.4 Επιχειρηματικές Συναλλαγές

Σε περίπτωση συγχώνευσης, εξαγοράς ή πώλησης περιουσιακών στοιχείων, τα δεδομένα ενδέχεται να μεταβιβαστούν ως μέρος της διαδικασίας σύμφωνα με τον νόμο, με κατάλληλη ειδοποίηση όπου απαιτείται.

6. Διαχείριση Cookies & Παρακολούθησης

Μπορείτε να ελέγξετε τα cookies μέσω των ρυθμίσεων του περιηγητή σας. Η απενεργοποίηση cookies μπορεί να επηρεάσει ορισμένες λειτουργίες του Ιστότοπου (π.χ. σύνδεση).

Ενδέχεται να εμφανίσουμε μια ειδοποίηση ή μπάνερ για τη διαχείριση προτιμήσεων cookies σύμφωνα με τη χώρα ή τις κανονιστικές απαιτήσεις, επιτρέποντάς σας να αποδεχτείτε/απορρίψετε ορισμένους τύπους cookies.

7. Διατήρηση Δεδομένων

Διατηρούμε τα δεδομένα μόνο για το χρονικό διάστημα που απαιτείται. Ο πίνακας περιγράφει συγκεκριμένες περιόδους διατήρησης:

Κατηγορία δεδομένων	Περίοδος διατήρησης
Ενεργός λογαριασμός	Όσο χρησιμοποιείτε την υπηρεσία
Μετά τη διαγραφή λογαριασμού	Έως 30 ημέρες
Κρατήσεις και τιμολόγια	7 χρόνια (λογιστικές/φορολογικές υποχρεώσεις)
Αρχεία ασφαλείας	12 μήνες
Cookies	Έως 13 μήνες (ePrivacy)
Δεδομένα μάρκετινγκ μετά εξαίρεση	6 μήνες
Υποστήριξη και διαφορές	3 χρόνια από την τελευταία αλληλεπίδραση

Όταν λήξει η περίοδος, διαγράφουμε, ελαχιστοποιούμε ή ανωνυμοποιούμε τα δεδομένα. Για άμεση διαγραφή, επικοινωνήστε με [email protected].

8. Ασφάλεια Πληροφοριών

Χρησιμοποιούμε εύλογα μέτρα ασφαλείας (π.χ. ελέγχους πρόσβασης, τεχνολογίες προστασίας, κρυπτογράφηση κωδικών πρόσβασης). Ωστόσο, καμία μέθοδος μετάδοσης ή αποθήκευσης δεν είναι 100% ασφαλής.

9. Τα Δικαιώματα & οι Επιλογές σας

Ανάλογα με τους ισχύοντες νόμους, ενδέχεται να έχετε δικαίωμα να:

• Ζητήσετε πρόσβαση, διόρθωση ή διαγραφή των δεδομένων σας,
• Αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας για μάρκετινγκ,
• Ζητήσετε περιορισμό ορισμένης επεξεργασίας.

Ενδέχεται να ζητήσουμε πρόσθετες πληροφορίες για επαλήθευση ταυτότητας πριν την εκτέλεση αιτημάτων, για την προστασία του λογαριασμού σας και την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης.

Για υποβολή αιτήματος σχετικά με δεδομένα, επικοινωνήστε με [email protected]. Θα απαντήσουμε σε όλα τα επιβεβαιωμένα αιτήματα εντός 30 ημερών.

9.1 Παιδιά (COPPA / GDPR-K)

Οι υπηρεσίες μας δεν απευθύνονται σε άτομα κάτω των 13 ετών. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας τα δεδομένα τους. Αν θεωρείτε ότι παιδί μας έχει παράσχει προσωπικές πληροφορίες, ειδοποιήστε μας στο [email protected] και θα τις διαγράψουμε.

10. Σύνδεσμοι Τρίτων

Ο Ιστότοπος ενδέχεται να περιέχει συνδέσμους προς άλλους ιστότοπους. Δεν είμαστε υπεύθυνοι για τις πρακτικές απορρήτου αυτών των ιστότοπων.

11. Διεθνείς Μεταφορές Δεδομένων

Τα δεδομένα ενδέχεται να υποβληθούν σε επεξεργασία σε άλλες χώρες (π.χ. ΗΠΑ) ανάλογα με τις τοποθεσίες φιλοξενίας ή τους παρόχους υπηρεσιών (π.χ. Google). Χρησιμοποιώντας τον Ιστότοπο, κατανοείτε ότι η επεξεργασία δεδομένων μπορεί να πραγματοποιηθεί διασυνοριακά σύμφωνα με αυτήν την πολιτική.

12. Αλλαγές σε αυτήν την Πολιτική Απορρήτου

Ενδέχεται να ενημερώσουμε αυτήν την πολιτική κατά καιρούς. Θα ενημερώσουμε την ημερομηνία "Τελευταία ενημέρωση" στην κορυφή. Η συνέχιση της χρήσης του Ιστότοπου μετά τις ενημερώσεις συνιστά αποδοχή της ενημερωμένης πολιτικής.

13. Επικοινωνήστε μαζί μας

13.1 Data Protection Officer (DPO)

In accordance with GDPR Article 37, Saudi PDPL Implementing Regulation Article 32, and UAE Federal Decree-Law 45/2021 Article 11, we have appointed a Data Protection Officer (DPO) as the official contact point for all privacy and data protection inquiries.

DPO dedicated email: [email protected]

Postal address: Vicatoo, Inc., Attn: Data Protection Officer, 1111B S Governors Ave, STE 55694, Dover, DE 19904, USA

Response time: The DPO will respond to all verified inquiries within 30 calendar days maximum (per GDPR Art. 12(3) and PDPL Art. 8).

For data-related rights (access, rectification, erasure, portability), you may also use our online Data Subject Request form.

Security breach reporting: If you notice any leak or unauthorized access to your data, please notify the DPO immediately at [email protected]. We will notify the relevant regulators (SDAIA / UAE Data Office / EU DPA) within 72 hours as required by law.

14. Δικαιώματα απορρήτου Καλιφόρνιας (CCPA)

Εάν είστε κάτοικος Καλιφόρνιας, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σύμφωνα με τον Νόμο Απορρήτου Καταναλωτών Καλιφόρνιας (CCPA):

• Το δικαίωμα να γνωρίζετε ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε για εσάς
• Το δικαίωμα να διαγράψετε τα προσωπικά σας δεδομένα
• Το δικαίωμα να αρνηθείτε την πώληση των προσωπικών σας δεδομένων
• Το δικαίωμα μη διάκρισης κατά την άσκηση των δικαιωμάτων σας

Δεν πουλάμε τις προσωπικές σας πληροφορίες σε τρίτους. Μοιραζόμαστε δεδομένα μόνο με παρόχους υπηρεσιών απαραίτητους για τη λειτουργία της πλατφόρμας μας (επεξεργασία πληρωμών, υποδομή κρατήσεων ξενοδοχείων, αναλύσεις).

Για να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματά σας, επικοινωνήστε μαζί μας στο: [email protected]

Θα απαντήσουμε σε όλα τα επαληθευμένα αιτήματα εντός 45 ημερών, όπως απαιτείται από τον νόμο της Καλιφόρνιας.

15. Legal Bases for Processing (GDPR)

If you are located in the European Economic Area (EEA), we process your personal data based on the following legal grounds under the General Data Protection Regulation (GDPR):

• Performance of a Contract: Processing necessary to fulfill our obligations to you, such as processing bookings, managing your account, and providing customer support.
• Consent: Where you have given us explicit consent, such as subscribing to our newsletter, accepting non-essential cookies, or enabling marketing communications. You may withdraw consent at any time.
• Legitimate Interests: Processing necessary for our legitimate business interests, such as improving our services, preventing fraud, ensuring platform security, and conducting analytics — provided these interests do not override your rights.
• Legal Obligation: Processing required to comply with applicable laws, regulations, or legal proceedings.

Your GDPR Rights

In addition to the rights listed in Section 9, EEA residents may also:

• Request data portability (receive your data in a structured, machine-readable format)
• Object to processing based on legitimate interests
• Lodge a complaint with your local Data Protection Authority (DPA)

To exercise any of these rights, contact us at [email protected].

16. Use of Artificial Intelligence & Automated Decision-Making

Vicatoo uses artificial intelligence (AI) technologies to enhance your experience:

• Smart Search: AI-powered natural language search to help you find hotels matching your preferences (e.g., "family hotel near the beach with a pool").
• Content Generation: AI may assist in generating or translating hotel descriptions and room summaries to provide you with relevant information in your preferred language.
• Personalized Suggestions: AI may analyze your search patterns and preferences to suggest hotels and destinations that may interest you.
• Third-party AI providers (sub-processors): To power these features, limited data may be processed by external AI providers: OpenAI (to understand your search queries and to assist our customer-support chat) and Anthropic (Claude) (used together with our human team for post-booking customer support). We never share your name, email, or payment details with them. They act as data processors under their own privacy and security terms and do not use API data to train public AI models.

No Automated Decisions with Legal Effect: We do not use AI or automated processing to make decisions that produce legal effects or similarly significant effects on you (such as credit decisions or pricing discrimination). All booking confirmations and payment decisions involve human oversight or direct user action.

Δικαίωμα ανθρώπινης επανεξέτασης (Άρθρο 22 GDPR): Αν επηρεάζεστε σημαντικά από αυτοματοποιημένη απόφαση, έχετε δικαίωμα να ζητήσετε ανθρώπινη επανεξέταση και να αμφισβητήσετε την απόφαση. Στείλτε αίτημα στο [email protected], απαντάμε σε 30 ημέρες.

AI features process your search queries and interaction data. This data is handled in accordance with the data protection principles described throughout this policy.

17. Προστασία Προσωπικών Δεδομένων στις χώρες ΣΣΚΧ (PDPL)

Αν διαμένετε στο Βασίλειο της Σαουδικής Αραβίας, στα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα ή σε άλλη χώρα ΣΣΚΧ, ισχύουν τα ακόλουθα δικαιώματα:

• Σαουδική Αραβία: Νόμος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (PDPL) — Βασιλικό Διάταγμα Νο. M/19 του 2021 με τροπολογίες 2023.
• ΗΑΕ: Ομοσπονδιακό Διάταγμα-Νόμος Νο. (45) του 2021 για την προστασία προσωπικών δεδομένων.

Τα δικαιώματά σας περιλαμβάνουν:

• Δικαίωμα ενημέρωσης.
• Δικαίωμα πρόσβασης.
• Δικαίωμα διόρθωσης.
• Δικαίωμα διαγραφής.
• Δικαίωμα εναντίωσης.
• Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης.
• Δικαίωμα φορητότητας.

Καταγγελία στις ρυθμιστικές αρχές: Σαουδική Αραβία: SDAIA — sdaia.gov.sa. ΗΑΕ: UAE Data Office — uaedo.gov.ae.

Για άσκηση των δικαιωμάτων, επικοινωνήστε με [email protected].

17.2 UAE Federal Decree-Law on Personal Data Protection (45/2021)

If you are a resident or citizen of the United Arab Emirates, the processing of your data is also governed by UAE Federal Decree-Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data, supervised by the UAE Data Office.

We commit to:

• Obtaining your explicit consent (Article 6): before any processing of your personal data unless another legal basis applies.
• Guaranteeing your rights (Articles 13-19): right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, and objection.
• Security breach reporting (Article 9): We will notify the UAE Data Office and affected users within 72 hours of discovering any breach.
• Cross-border data transfer (Articles 22-23): We apply strict contractual and technical safeguards when transferring your data to overseas processors (such as Stripe in the US, ETG (RateHawk) in Turkey, HostGator/cPanel for server hosting).
• Parental consent for minors: UAE law sets the age of consent at 21 years — we do not accept registrations from minors without verified parental consent.

Filing a complaint: For any complaint regarding the processing of your data, you may contact the UAE Data Office or write to our DPO at [email protected].

Penalties under UAE law may reach AED 5 million (~USD 1.36M) per violation, plus service suspension. We take our obligations toward UAE users with utmost seriousness.