Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů — Vicatoo

Verze: 1.0

Poslední aktualizace: 29. března 2026

Key changes in v2.0:

• Added §17 — GCC Personal Data Protection Law (Saudi PDPL + UAE Federal Decree-Law 45/2021)
• Added §13.1 — Data Protection Officer (DPO) and dedicated contact channels
• Added detailed Retention Periods table (§7)
• Added §9.1 — Children Protection (COPPA / GDPR-K)
• Added §16.1 — Right to Human Review of automated decisions (GDPR Article 22)
• Clarified Microsoft Clarity input masking in Cookie Policy
• Unified communication channels: privacy@ for privacy, legal@ for legal, support@ for support

Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak Vicatoo, Inc. (podnikající pod názvem „Vicatoo") („Společnost", „my", „nás" nebo „naše") shromažďuje, používá, sdílí a chrání vaše informace při používání www.vicatoo.com („Stránky") a našich služeb.

Používáním Stránek, vytvořením účtu, vyplněním kontaktního formuláře nebo komunikací s námi prostřednictvím WhatsApp/E-mailu souhlasíte s postupy popsanými v těchto zásadách. Přečtěte si prosím také naše Podmínky používání a Zásady rezervací a stornování.

Oficiální kanály: [email protected] pro obecné dotazy, [email protected] pro žádosti o ochranu soukromí a údajů, a [email protected] pro právní záležitosti, plus číslo WhatsApp uvedené v sekci „Kontaktujte nás". Jakákoliv komunikace z jiných kanálů není považována za oficiální.

1. Informace, které shromažďujeme

Shromažďujeme informace, které nám přímo poskytnete, a informace shromážděné automaticky.

1.1 Informace, které poskytujete

Můžeme shromažďovat:

• Údaje o účtu: Jméno (pokud je relevantní), e-mail, telefon/číslo WhatsApp, uživatelské jméno a heslo (šifrované).
• Kontaktní formulář: Jméno, e-mail, telefonní číslo, předmět zprávy a obsah.
• Údaje o žádosti o rezervaci: Destinace, data pobytu, počet hostů, preference (např. typ výhledu, klidný pokoj, dostupnost kuchyně...) a veškeré podrobnosti zaslané prostřednictvím WhatsApp/E-mailu.
• Komunikace podpory: Obsah chatů a korespondence s naším týmem.

Upozornění: Nesdílejte prosím citlivé údaje (jako jsou údaje o platební kartě nebo zdravotní informace). Pokud takové údaje obdržíme omylem, budeme se je snažit smazat, kdykoli je to možné a přiměřené.

1.2 Automaticky shromážděné informace (Cookies a analytika)

Při používání Stránek můžeme shromažďovat:

• IP adresu, typ prohlížeče a zařízení, operační systém, navštívené stránky, dobu návštěvy a zdroj odkazu.
• Data prostřednictvím souborů cookie a podobných technologií.

Používáme Google Analytics k pochopení používání stránek a zlepšení výkonu. Google může používat soubory cookie a podobné identifikátory ke shromažďování údajů o používání v souhrnné formě.

Používáme Google Tag Manager (GTM) pro správu analytických a marketingových nástrojů. GTM sám o sobě neshromažďuje osobní údaje.

Používáme Meta (Facebook) Pixel k měření účinnosti našich reklamních kampaní. Aktivuje se pouze s vaším souhlasem.

Používáme TikTok Pixel k měření a optimalizaci reklamních kampaní na TikToku. Aktivuje se pouze s vaším souhlasem.

Používáme Microsoft Clarity k pochopení interakce uživatelů prostřednictvím záznamů relací a tepelných map. Aktivuje se pouze s vaším souhlasem.

Používáme Sentry ke sledování technických chyb na webu a jejich rychlému řešení. Když dojde k chybě, jsou do Sentry automaticky odesílána technická data včetně: IP adresy, typu prohlížeče, URL adresy, kde k chybě došlo, a informací o relaci (pokud je k dispozici). Tato data se používají výhradně pro technické ladění a zlepšování vašeho zážitku. Zásady ochrany osobních údajů Sentry: https://sentry.io/privacy/

Důležité: Meta Pixel, TikTok Pixel a Microsoft Clarity se načítají pouze po vašem souhlasu s nepovinnými cookies.

2. Jak používáme vaše informace

Informace používáme k:

• Správa účtu a poskytování služeb: Vytváření účtů, přihlášení a správa nastavení.
• Koordinace rezervací: Komunikace s vámi, pochopení vašeho požadavku, koordinace s hotelem a zaslání Potvrzovací zprávy.
• Zákaznický servis: Odpovídání na dotazy a řešení problémů.
• Zlepšování produktu a stránek: Analýza výkonu, zlepšování uživatelského zážitku a vývoj funkcí.
• Bezpečnost a prevence podvodů: Ochrana účtů a Stránek a ověřování podezřelých aktivit.
• Marketing a reklama (s vaším souhlasem nebo kde to povoluje zákon): Zasílání newsletterů/nabídek a správa kontaktních seznamů a reklamních kampaní.

3. Marketing (Newslettery a nabídky)

Můžeme vám zasílat marketingové zprávy (newslettery/nabídky/aktualizace) e-mailem a/nebo prostřednictvím WhatsApp (v závislosti na vašich preferencích nebo souhlasu). Kdykoli se můžete odhlásit:

• Kliknutím na odkaz „Odhlásit odběr", pokud je ve zprávě k dispozici, nebo
• Zasláním e-mailu na [email protected] s žádostí o odebrání ze seznamů.

I po odhlášení vám můžeme zasílat nezbytné „provozní" zprávy (např. související s vaším účtem nebo požadovanou rezervací).

4. Kde ukládáme vaše data (WhatsApp + Google Sheets)

Některé konverzace na WhatsApp mohou zůstat v rámci samotné platformy WhatsApp.

Můžeme také zaznamenávat kontaktní údaje a požadavky klientů (jako Jméno/Telefon/E-mail a shrnutí požadavku) v interních nástrojích jako Google Sheets nebo CRM systémech pro organizaci práce, sledování a marketing.

Uplatňujeme interní kontroly přístupu, aby data byla přístupná pouze oprávněným členům týmu. Omezujeme přístupová oprávnění na základě potřeby a můžeme oprávnění pravidelně kontrolovat/aktualizovat.

5. Sdílení informací

Vaše osobní údaje neprodáváme. Můžeme je sdílet pouze v následujících případech:

5.1 S hotely

Sdílíme nezbytné informace pro potvrzení rezervace (Jméno, data pobytu, počet hostů, preference) s hotelem nebo jeho zástupcem.

5.2 S poskytovateli služeb (zpracovateli)

Můžeme sdílet omezená data s poskytovateli, kteří nám pomáhají provozovat Stránky a službu, jako jsou:

• Hotel suppliers and booking partners — to fulfill reservations,
• Payment service providers — to process transactions securely,
• Hosting, infrastruktura a poskytovatelé e-mailu,
• Analytické a sledovací nástroje (Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel, Microsoft Clarity),
• Nástroje pro rozesílání newsletterů (pokud se používají),

Tito poskytovatelé zpracovávají data naším jménem, podle našich pokynů a pouze v rozsahu potřebném pro poskytnutí služby.

5.3 Právní důvody

Můžeme zveřejnit data, pokud to vyžaduje zákon, ochrana práv Společnosti/Uživatele, prevence podvodů nebo zabezpečení systému.

5.4 Obchodní transakce

V případě fúze, akvizice nebo prodeje aktiv mohou být data převedena jako součást procesu v souladu se zákonem s příslušným upozorněním, kde je to vyžadováno.

6. Správa cookies a sledování

Soubory cookie můžete spravovat prostřednictvím nastavení prohlížeče. Zakázání souborů cookie může ovlivnit některé funkce Stránek (např. přihlášení).

Můžeme zobrazit oznámení nebo banner pro správu preferencí cookies podle země nebo regulačních požadavků, umožňující vám přijmout/odmítnout určité typy cookies.

7. Uchovávání dat

Data uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění uvedených účelů. Tabulka níže uvádí konkrétní doby uchovávání:

Kategorie údajů	Doba uchovávání
Aktivní účet	Dokud používáte službu
Po smazání účtu	Až 30 dní (okno obnovení)
Rezervace a faktury	7 let (účetní a daňové povinnosti)
Bezpečnostní logy	12 měsíců
Cookies	Až 13 měsíců (dle směrnice ePrivacy)
Marketing po odhlášení	6 měsíců
Podpora a spory	3 roky od poslední interakce

Po skončení doby data mažeme, minimalizujeme nebo anonymizujeme tam, kde je to možné. Pro okamžité smazání kontaktujte [email protected].

8. Zabezpečení informací

Používáme přiměřená bezpečnostní opatření (např. kontroly přístupu, ochranné technologie, šifrování hesel). Žádný způsob přenosu nebo ukládání však není 100% bezpečný.

9. Vaše práva a možnosti

V závislosti na platných zákonech můžete mít právo:

• Požádat o přístup k vašim datům, jejich opravu nebo smazání,
• Odvolat souhlas s marketingem,
• Požádat o omezení určitého zpracování.

Před provedením požadavků můžeme požádat o dodatečné informace k ověření identity pro ochranu vašeho účtu a prevenci neoprávněného přístupu.

Pro podání žádosti týkající se dat kontaktujte [email protected]. Odpovíme na všechny ověřené žádosti do 30 dnů.

9.1 Děti (COPPA / GDPR-K)

Naše služby nejsou určeny osobám mladším 13 let. Vědomě nesbíráme jejich data. Pokud se domníváte, že nám dítě poskytlo osobní údaje, neprodleně nás informujte na [email protected] a my je smažeme.

10. Odkazy třetích stran

Stránky mohou obsahovat odkazy na jiné webové stránky. Za postupy ochrany soukromí těchto stránek neneseme odpovědnost.

11. Mezinárodní přenosy dat

Data mohou být zpracovávána v jiných zemích (např. USA) v závislosti na umístění hostingu nebo poskytovatelích služeb (např. Google). Používáním Stránek rozumíte, že zpracování dat může probíhat přes hranice v souladu s těmito zásadami.

12. Změny těchto Zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. Aktualizujeme datum „Poslední aktualizace" v horní části. Pokračující používání Stránek po aktualizacích představuje přijetí aktualizovaných zásad.

13. Kontaktujte nás

13.1 Data Protection Officer (DPO)

In accordance with GDPR Article 37, Saudi PDPL Implementing Regulation Article 32, and UAE Federal Decree-Law 45/2021 Article 11, we have appointed a Data Protection Officer (DPO) as the official contact point for all privacy and data protection inquiries.

DPO dedicated email: [email protected]

Postal address: Vicatoo, Inc., Attn: Data Protection Officer, 1111B S Governors Ave, STE 55694, Dover, DE 19904, USA

Response time: The DPO will respond to all verified inquiries within 30 calendar days maximum (per GDPR Art. 12(3) and PDPL Art. 8).

For data-related rights (access, rectification, erasure, portability), you may also use our online Data Subject Request form.

Security breach reporting: If you notice any leak or unauthorized access to your data, please notify the DPO immediately at [email protected]. We will notify the relevant regulators (SDAIA / UAE Data Office / EU DPA) within 72 hours as required by law.

14. Práva na soukromí v Kalifornii (CCPA)

Pokud jste rezidentem Kalifornie, máte následující práva podle California Consumer Privacy Act (CCPA):

• Právo vědět, jaké osobní údaje o vás shromažďujeme
• Právo na vymazání vašich osobních údajů
• Právo odmítnout prodej vašich osobních údajů
• Právo na nediskriminaci při uplatňování vašich práv

Vaše osobní údaje neprodáváme třetím stranám. Údaje sdílíme pouze s poskytovateli služeb nezbytnými pro provoz naší platformy (zpracování plateb, infrastruktura hotelových rezervací, analytika).

Pro uplatnění kteréhokoli z vašich práv nás kontaktujte na: [email protected]

Na všechny ověřené žádosti odpovíme do 45 dnů v souladu s kalifornským zákonem.

15. Legal Bases for Processing (GDPR)

If you are located in the European Economic Area (EEA), we process your personal data based on the following legal grounds under the General Data Protection Regulation (GDPR):

• Performance of a Contract: Processing necessary to fulfill our obligations to you, such as processing bookings, managing your account, and providing customer support.
• Consent: Where you have given us explicit consent, such as subscribing to our newsletter, accepting non-essential cookies, or enabling marketing communications. You may withdraw consent at any time.
• Legitimate Interests: Processing necessary for our legitimate business interests, such as improving our services, preventing fraud, ensuring platform security, and conducting analytics — provided these interests do not override your rights.
• Legal Obligation: Processing required to comply with applicable laws, regulations, or legal proceedings.

Your GDPR Rights

In addition to the rights listed in Section 9, EEA residents may also:

• Request data portability (receive your data in a structured, machine-readable format)
• Object to processing based on legitimate interests
• Lodge a complaint with your local Data Protection Authority (DPA)

To exercise any of these rights, contact us at [email protected].

16. Use of Artificial Intelligence & Automated Decision-Making

Vicatoo uses artificial intelligence (AI) technologies to enhance your experience:

• Smart Search: AI-powered natural language search to help you find hotels matching your preferences (e.g., "family hotel near the beach with a pool").
• Content Generation: AI may assist in generating or translating hotel descriptions and room summaries to provide you with relevant information in your preferred language.
• Personalized Suggestions: AI may analyze your search patterns and preferences to suggest hotels and destinations that may interest you.
• Third-party AI providers (sub-processors): To power these features, limited data may be processed by external AI providers: OpenAI (to understand your search queries and to assist our customer-support chat) and Anthropic (Claude) (used together with our human team for post-booking customer support). We never share your name, email, or payment details with them. They act as data processors under their own privacy and security terms and do not use API data to train public AI models.

No Automated Decisions with Legal Effect: We do not use AI or automated processing to make decisions that produce legal effects or similarly significant effects on you (such as credit decisions or pricing discrimination). All booking confirmations and payment decisions involve human oversight or direct user action.

Právo na lidský přezkum (čl. 22 GDPR): Pokud jste významně dotčeni automatizovaným rozhodnutím, máte právo požádat o lidský přezkum, vyjádřit svůj názor a napadnout rozhodnutí. Pošlete žádost na [email protected], odpovíme do 30 dnů.

AI features process your search queries and interaction data. This data is handled in accordance with the data protection principles described throughout this policy.

17. Ochrana osobních údajů v zemích GCC (PDPL)

Pokud jste rezidentem Saudské Arábie, Spojených arabských emirátů nebo jiné země GCC, platí pro vás následující práva podle:

• Saudská Arábie: Zákon o ochraně osobních údajů (PDPL) — Královský dekret č. M/19 z roku 2021 s novelizacemi 2023.
• SAE: Federální dekret-zákon č. (45) z roku 2021 o ochraně osobních údajů.

Vaše práva zahrnují:

• Právo na informace: Znát právní základ shromažďování vašich dat a jejich účel.
• Právo na přístup: Prohlížet uložené osobní údaje.
• Právo na opravu: Požádat o opravu nepřesných údajů.
• Právo na výmaz: Požádat o smazání vašich dat.
• Právo vznést námitku: Vznést námitku proti zpracování v rozporu s vašimi legitimními očekáváními.
• Právo odvolat souhlas: Odvolat svůj souhlas se zpracováním kdykoli.
• Právo na přenositelnost: Požádat o předání vašich dat ve strukturovaném formátu.

Pro stížnost regulátorům: Saudská Arábie: SDAIA — sdaia.gov.sa. SAE: UAE Data Office — uaedo.gov.ae.

Pro uplatnění těchto práv kontaktujte [email protected].

17.2 UAE Federal Decree-Law on Personal Data Protection (45/2021)

If you are a resident or citizen of the United Arab Emirates, the processing of your data is also governed by UAE Federal Decree-Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data, supervised by the UAE Data Office.

We commit to:

• Obtaining your explicit consent (Article 6): before any processing of your personal data unless another legal basis applies.
• Guaranteeing your rights (Articles 13-19): right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, and objection.
• Security breach reporting (Article 9): We will notify the UAE Data Office and affected users within 72 hours of discovering any breach.
• Cross-border data transfer (Articles 22-23): We apply strict contractual and technical safeguards when transferring your data to overseas processors (such as Stripe in the US, ETG (RateHawk) in Turkey, HostGator/cPanel for server hosting).
• Parental consent for minors: UAE law sets the age of consent at 21 years — we do not accept registrations from minors without verified parental consent.

Filing a complaint: For any complaint regarding the processing of your data, you may contact the UAE Data Office or write to our DPO at [email protected].

Penalties under UAE law may reach AED 5 million (~USD 1.36M) per violation, plus service suspension. We take our obligations toward UAE users with utmost seriousness.